Tüm yöneticilere zaman yönetimi ile ilgili tavsiyeler

Zaman, bir sır, bir muamma ve bir bilinmez. Zaman elle tutulmaz, gözle görülmez, içiçe olduğumuz, ancak, mahiyetini tam olarak bilemediğimiz bir kavram, büyük bir değer, eşsiz bir hazine. İnsanoğlu, zaman konusunda aynı denizdeki bir balık gibidir. Balık denizin içinde ancak, denizden habersiz.

İnsan da zamanın içinde, ancak, acaba ne olduğunu tam olarak biliyor mu? Zaman, esas olarak, dün, bugün ve yarın diye üçe ayrılır. Gel gör ki, bu da bir zihin aldatmacasıdır.

İnsan için, yalnızca içinde bulunduğu bugün vardır.

Esasında bugün de bir zihin aldatmacasıdır. İnsan için içinde bulunduğu an var.

O anın kıymetini bilmek de insana düşer. Akıllı bir insan, zamanı ve kendisine verilen anı en iyi değerlendirir.

Çünkü, giden zamanın telafisi yoktur. Gitti mi, bir daha gelmez.

Bu kısa girişten sonra, Zaman Yönetimi üzerine düşünen bir araştırmacı olarak, zaman yönetiminde en verimli, en yüksek değere ulaşmak için, kamu ve özel sektör yöneticisi ve görevlilerine bazı tavsiyelerim olacaktır. Bu tavsiyelerimi madde madde sıralamak istiyorum.

1-Zamanı yönetemezsiniz ve planlı olmazsanız, zaman sizi yönetir. Planlı olun. Söz uçar, yazı kalır. İşlerinizi yazıyla planlayın. Yanınızda mutlaka bir ajanda ve not defteriniz mutlaka olsun.

2- İşleri ve zamanı kısımlara ayırın. Zamanı öğleden önce ve öğleden sonra diye ikiye ayırdıktan sonra, öğleden önceyi ve sonrayı da kendi içinde ikiye ayırın. İşleri de dörde ayırın. A grubu işler, önemli ve acil, B grubu işler, önemli, ancak acil değil, C grubu işler önemli değil, ancak acil, D grubu işler, önemli de değil, acil de değil. A ve B grubu işleri mutlaka öğleden önce yerine getirin. C ve D grubu işleri öğleden sonra yerine getirin.

3- İşkolik olmayın. İşinizi eve, evinizi işe götürmeyin. Aileniz, işiniz, sosyal çevreniz ve hobileriniz şeklinde dört kısım şeklinde yer alan hayatınızın değerleri silsilesinde, birinci önceliğiniz aileniz olsun. Ailenize birinci öncelik vermezseniz, hayatta başarılı olsanız da mutlu olamazsınız. Mutsuz bir yönetici ve görevli toplumsal açıdan istenen bir durum değildir. (Zaman yönetiminde kavanoz ve çakıl taşları ile ilgili temsili hikayeyi okuyun)

4-Zaman yönetiminde, planlama, karar verme, uygulama ve gözden geçirme şeklinde dört aşama (safha) mevcuttur. Bu safhalar aynı zamanda bir proje yönetiminin de safhalarıdır. Bu nokta itibariyle zaman yönetimi ile proje yönetimi aynı doğrultuda hedefe ilerler. Bu safhaları sürekli olarak uygulayın.

5- “En iyi, iyinin alternatifidir.” En iyi varken, iyi ile yetinmeyin. Mutlaka en iyiyi uygulayın. Zamanı kesintisiz ve sürekli çalışmaya ayırmayın. Etrafınızdaki gelişmeleri ve en iyi bulmaya yönelik çalışmaları her zaman birinci plana alın. (Zaman yönetiminde iki ormancı ile ilgili temsili hikayeyi okuyun)

6- Aynı anda iki işi yapmaya çalışmayın. Gereksiz ayrıntılara takılmayın. Toplantılarda gündemi kısa tutun. Toplantıların başlayış ve bitiş sürelerini net belirleyin ve bu sürelere titizlikle uyun.

7- Yetki devri ve iş paylaşımına önem verin.

8-“Sizin boş vaktiniz, başkasının dolu vakti olabilir” düşüncesiyle hareket edin.

9-İşleri engelleyen durumlara karşı (zamansız ziyaretçiler, gereksiz telefonlar, ve başka engeller konusunda) hazırlıklı ve bilinçli olun. (Hayır demesini bilin. Eğer, zamansız ziyaretçilere hayır diyemiyorsanız, böyle ziyaretçileri ayakta karşılayın ve oturmasına müsaade etmeyecek tavırlar gösterin. Mesela, elini uzun uzun sıkılı tutun ve buyur otur demeyin. Siz hayır demeseniz bile, bu hareketinizin hayır manasına geldiğini karşı taraf anlayacaktır.)

10- Masanız ve çekmeceniz devamlı suretle sistemli ve düzenli olsun. Masanız ve çekmecenizde gereksiz evrak ve kağıt bulundurmamaya dikkat edin.
11- Bilgisayar, cep telefonu ve e-mail gibi yeni teknolojik gelişmeleri zaman yönetiminde etkin olarak kullanın. Mesela, e-mailler, zamanında önce ve belli bir günde karşı tarafta olacak şekilde gönderilmeye uygundur. Zamanınızın çok, işinizin az olduğu dönemlerde, e-maillerin bu özelliğini kullanarak, önceden e-mail ile karşı tarafa mesaj gönderebilirsiniz. Bilgisayar ve cep telefonlarında alarm, hatırlatma ve not alma bölümleri var. Bu sistemleri etkin olarak kullanın.

12- Mükemmeliyetçilikten kaçının. İşlerinize acele ve özensiz olarak icra etmeyin.

13-Gün İçinde İşlerin Sıralaması şu şekilde olsun. Acil olanı, önemli olanı, zor olanı, rutin olmayanı öncelikle (öğleden önce) tamamlayın. Kolay olanı, çabuk bitecek olanı, rutin olanı, acil olmayanı, önemli olmayanı daha sonra (öğleden sonra) tamamlayın.

14- Zaman Yönetiminde öncelik belirlemek, etkin iletişim kurmak, etkili koordinasyon sağlamak, güçlü işbirliği gerçekleştirmek, iş bölümü oluşturmak, işleri plana/programa bağlamak, yapılacak işleri detaylandırmak ve kontrol listesi (checklists) oluşturmak ve astları yönlendirmek her zaman etkinlik ve verimlilik getirir.

15- İşyerlerinde televizyon, facebook, twitter ve internette gazete okuma alışkanlıkları zamanı boşa harcamaktır. Bu hususlardan kaçınmak gerekir

16- Yönetici ruhlu kişi, “işi doğru yaptırmaya” odaklanır. Lider ruhlu kişi, “doğru işi doğru yaptırmaya” odaklanır. Lider ruhlu bir insan olmaya çalışın.

17-Ayet-i Kerime: "Elbette zorluğun yanında bir kolaylık vardır. Gerçekten, zorlukla beraber bir kolaylık daha vardır. Boş kaldın mı hemen (başka) işe koyul.“ (İnşirah Suresi, 5-7) “İki günü birbirine eşit olan ziyandadır.”(Hadis-i Şerif) Bu ayet-i kerime ve hadis-i şerif, size rehber olsun. İşler size zor görünse de kolaylık içinde saklıdır. Bir işi bitirdikten sonra, diğer işe odaklanmak ve böylece hep zinde kalmak, mutluluk verir.

Son söz: “Siz zamanı yönetmezseniz, zaman sizi yönetir. Coşkun akan bir ırmakta selin sürüklediği bir kütük gibi hareket etmek mi güzel, yoksa bir durgun gölde kendi hür iradenizle yüzmek mi güzel?” Tercih sizin!

Ben kamuda ve özel sektörde tüm yöneticilere bu tavsiyelerimi sıraladıktan sonra şu noktayı da dikkatlere sunuyorum.

Zamanı doğru ve verimli bir şekilde yönetmek konusunda çok fazla duyarlılık yok. Hem kamuda ve hem de özel sektörde “hep bir telaş, hep bir curcuna ve hep bir sıkışıklık mevcut.”

Bu durumu gözlemliyoruz. Herkes yoğun, herkes telaşlı ve herkes işlerini yetiştiremediğinden yakınmakta, ancak, bunun yanında şu da gerçek, her şey son ana bırakılıyor. Boş anların kıymeti bilinmiyor.

Ben geçen gün, israf ve savurganlığın önlenmesi konusunda yazdığım bir köşe yazısında, “tasarruf bolluk zamanlarında yapılır, kıtlık yıllarında tasarruf yapılmaz” diye belirtmiştim.

Burada bu yazı vesilesiyle belirtiyorum ki, zamanı iyi kullanmak, işlerin telaşlı, işlerin yoğun olduğu zamanlarda aklımıza gelmemeli, bunlardan önce aklımıza gelmelidir.

Yöneticilerimiz işlerinin uygun olduğu ve vakitlerinin bol olduğu anlarda işlerini biriktirmeden adeta “sıfır evrak, temiz masa” anlayışıyla çalışmalıdır ve bugünün işini yarına bırakmadıkları gibi, yarının işini de bugünden halletmelidirler.

Zaman yönetimi konusunda ben tüm yöneticilere ve hatta tüm çalışanlara şöyle sesleniyorum:

“Bugün işini yarına bırakmamak önemli değil, yarının işini bugünden tamamlamak daha önemlidir.”

Öyleyse tüm yönetici ve çalışanlardan rica ediyorum: “Yarının işini bugünden halledin ve verimli olun, etkili yönetici ve etkili çalışan olun…”